出版社总编室项目管理方法之我见

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◆图书如同编辑的孩子,不管推不推优,在编辑心里自己出的书肯定是最好的,那么图书一旦参与推优,编辑就要结合申报内容将图书最优秀的地方展示给专家评委;填写项目申报书如同打靶,找到文件中申报范围里最适合自己图书的那一条,然后就有目标地对项目书中的内容简介、申报理由等进行全面阐述。

◆项目专员代表出版社提交的每一份漂亮的项目申报书或申报表,字体字号、格式规范,盖章签字明确,无论能否入围项目,至少会给评审部门和专家留下认真严肃的好印象,也为下一次申报积累经验。

□张敬一

每年各类项目的申报是总编室日常工作中的重要一项。这些项目主要包括基金类、奖项评选类、优秀图书推荐类、文化惠民推荐等。据粗略统计,2015年上半年,仅中宣部、国家新闻出版广电总局组织的图书推荐、申报重点出版物等活动就有约10种,基金项目申报(包括国家级、省市级)的项目截至6月约有6种。这些项目不仅是完成国家赋予的文化使命,也能为出版社的发展注入活力和生机。

这些申报项目是社会效益和经济效益的推动力,每个出版社都非常重视,而在出版社中,总编室主要承担着项目管理的工作,一般总编室需要有专门人员来负责项目的管理工作。

准确传达项目文件精神

总编室的项目专员在接到项目文件后,首先应当自己先学习文件,掌握文件精神,尤其是在资助重点(评选范围)方面,要将文件吃透。因为对于项目专员来讲,不仅要协助出版社编辑制定项目方案和项目申报书,而且还要起到启发和指导作用。简单地说,项目专员应成为最了解项目的人。

当项目专员吃透项目文件精神后,应尽快完成上传下达工作,即上传给总编辑,下达给社里的各个编辑室,组织编辑的项目申报工作。在这里,笔者的工作心得是,在向领导汇报的同时,利用出版社的OA系统或者QQ群,传达给出版社的各编辑室,让编辑室提前做好相应的申报动员和准备工作。出版社选项目一般分自上而下和自下而上两种,所谓自上而下,是指出版社总编辑圈出一些可以报项目的图书选题,然后项目专员找到相关责编填写申报材料,收集材料,汇总提交;而自下而上则是项目专员先汇总各个编辑室希望立项的图书选题,再在总编办公会上由总编辑带领副总编辑等相关人员商议决策,最终选定可以报项目的图书选题,项目专员再联系相关责编组织申报。前者更适合出版品种少、出版规模小的中小型出版社,总编辑圈书立项能够节约大量的时长成本,从而更高效地完成申报初期的选题筛选工作;后者则适合出书品种多、出版规模庞大的大型出版社,社内层层选拔更能体现资源共享和公平公开的原则。

申报初期的选题筛选工作结束后,项目专员可利用QQ软件中的讨论组模块将相关责编圈出来,建立一个讨论组,并将讨论组以该项目名称命名,便于区分(一般项目专员同期建立的讨论组有很多,以项目名称来命名是最容易区分各个项目组的)。进入讨论组后,项目专员要做的头三件事:一是将项目文件、项目所需表格上传到讨论组中共享;二是将入围项目的图书选题和责编的名字分别对应放在讨论组里,这样每个编辑都会找到自己的图书,也会了解其他入围的选题和编辑,这也方便编辑之间的互相学习交流;三是将项目申报注意事项和项目申报最后汇总期限明确写在讨论组里,方便每个编辑查看,即便编辑当时没来得及看,也可通过查找记录找到相关要求。

利用QQ软件的讨论组模块,笔者总结其最大的优点是能够及时、准确地传达项目专员的消息,提高办公效率,同时还有记录可查。以上三件事完成后,项目专员还能利用讨论组的平台与讨论组中的责编就提出的问题共同讨论,集思广益。当项目完成后,项目专员自动撤销该讨论组即可。

保证项目申报书质量

在历次项目申报过程中,笔者深深感到,每一次项目申报,都是一个值得珍惜的机会。在项目申报结束后,责编往往会追问之前的项目是否申报成功。

一部优秀的作品想要评上奖或者想要得到基金的支持,申报文案首先应该给评审专家提供足够的评选理由才行。可往往责编在写文案的时候,没有把握住文案的读者,没有把握住为什么报项目填表而最终造成申报失败。比如有的责编把填进申报表中的内容简介写得像广告语,充满悬疑,让专家看不懂作品到底写的是什么;或者责编把作者简介写一大堆作者头衔职务,显得特别“高大上”,却忽视了作者身份与书的内容不匹配;还有的申报书内容错字病句连篇,甚至有的从网上直接下载后出现繁体字,等等。像《2015年纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年重点出版物申报表》,要求填写的内容并不多,最重要的两项是作者简介(100字)和内容简介(300字),这表看似简单,可图书一旦入围,不仅能够获得荣誉,还能与国家出版基金对接,再次进行专家评审后,有机会入围国家出版基金资助项目并获得相应资助。看似简单的表格,反而更需要责编提炼语句。

每一个要进入项目的选题,都是出版社的重点项目,都是图书的作者与编辑等众人智慧的结晶,因此不是为了完成任务而填申报项目表,而是为了让优秀的出版物散发光芒。这也需要责编和项目专员共同努力,要具有高度的责任感,将吃透的文件精神结合自己要申报的图书,变成申报表中清晰、明确又能打动专家的申报语言。笔者和相关责编打过一个比方,图书如同编辑的孩子,不管推不推优,在编辑心里自己出的书肯定是最好的,那么图书一旦参与推优,编辑就要结合申报内容将图书中最优秀的地方展示给专家评委;填写项目申报书如同打靶,找到文件中申报范围里最适合自己图书的那一条,然后就有目标地对项目书中内容简介、申报理由等进行全面阐述。

对于项目专员而言,每一个上交后领导看过的项目申报表都应该进行最后的审核,除了申报内容的完善,还要注意申报表格字体、字号的统一,错字病句等细节。

盯紧项目申报时长

项目专员除了负责申报项目的工作,还要全程跟踪申报后的工作,及时了解项目入围信息,一旦出版社图书入围项目评选,项目专员要第一时长通知社领导与相关责编,尤其是申请资助项目的图书,每到一定时长还要追踪入围图书的完成情况,若有延期、变更要及时与相关部门进行联系沟通。当评奖类项目评审结束后,项目专员则可以撤销QQ软件中的相应讨论组,以避免讨论组过多而出现混淆。

此外,合理合规地完成项目,为下一次项目申请做足准备。曾经笔者在不了解上级主管部门工作的情况下,想当然地觉得只要内容填对了,字体、字号、格式都无所谓。之后笔者在对接主管部门的经办员时,才知道他们要收集十几个甚至二十几个出版社的申报表进行统一申报,复制、粘贴时,一个表格的格式、字体、字号不对,就要重新进行修改,这也给他们的工作造成了极大的负担。因此,项目专员拿出的每一份申报文件,都要严格按照申报要求来写,不然就会给下一个经手部门造成很大的麻烦。另外,项目专员还要看清楚盖章的地方,有些总表要求盖章,而有些分报表格的单位名称处要加盖公章,一般原则是,要求加盖公章的地方一定要加盖,不要求的地方,为了体现严肃性,一般法人签字的地方也要加盖出版社公章。项目专员代表出版社提交的每一份漂亮的项目申报书或申报表,字体字号、格式规范,盖章签字明确,无论能否入围,至少会给评审部门和专家留下认真严肃的好印象,也为下一次申报积累经验。

(作者单位:现代出版社)

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